1º Encontro

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1º Encontro GEFIM aconteceu em  fevereiro de 1997, no campus de Pirassununga, reunindo cerca de 700 funcionários das áreas de finanças e de materiais, divididos em 4 turmas consecutivas. Os objetivos específicos deste evento foram os de (1) promover a troca de experiências entre os funcionários de Unidades/ áreas distintas; (2) padronizar a linguagem e o sistema de trabalho; (3) rever as normas vigentes na Universidade, propondo alterações; (4) elaborar manuais de procedimentos, visando à qualidade e a agilidade nos serviços; (5) elaborar agenda de trabalho para 1997; (6) introduzir os conceitos e a filosofia do Sistema Mercúrio;(7) estimular o relacionamento inter-Unidades, e com os Órgãos Centrais de direção da Universidade.

Nesse encontro, foi apresentado aos participantes o então Projeto Mercúrio, um sistema que pretendia consolidar a execução orçamentária, financeira e de materiais, associado a um então inédito conceito de workflow integrado.  O sistema viria a ser implantado em janeiro de 2000, e nesse intervalo de tempo foi bastante aprimorado com a ativa colaboração de servidores dos mais diversos níveis e unidades.

O evento contou ainda com uma série de palestras que visavam alinhar a visão de todos em relação à realidade da USP: “O Orçamento da USP: Distribuição, controle e programação”, “As Responsabilidades na Gestão de Recursos Públicos”,

O cerne do encontro, entretanto, foi a dinâmica de grupos de trabalho voltados à discussão sobre rotinas e processos das áreas de finanças e de materiais, em grupos que mesclavam servidores de diferentes áreas funcionais. O principal resultado dessa dinâmica foi estimular os servidores a terem uma visão sistêmica e abrangente dos processos em contraponto à ótica exclusivamente procedimental característica da cultura administrativa da USP à época. Os principais problemas e dificuldades vivenciados nas unidades foram compilados e discutidos entre os participantes. Como os participantes vinham de unidades e realidades diversas, ocorreu um grande compartilhamento de soluções.

A partir das discussões desenvolvidas durante o encontro, elaborou-se um livreto com as respostas às dificuldades identificadas.