Perguntas recebidas no I ENCONTRO “GESTÃO DE CONTRATOS TERCEIRIZADOS NA USP”
Com relação ao artigo 57, inciso II da Lei 8.666/93, quando há o interesse na renovação contratual da prestação de serviço contínuo, temos a necessidade de fazer a comprovação da obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração. Para tanto, quando a atividade não está em pleno acordo com o Cadterc, ou seja, não é possível utilizar os preços de referências ali constantes, há a necessidade de conseguir outros orçamentos que comprovem a condição vantajosa atual para a Administração. Acontece que a obtenção desses orçamentos está cada vez mais difícil, em muitos casos as empresas não enviam e não estamos conseguindo essa comprovação. O que podemos fazer para contornar essa situação?
Respondido pela PG.
Conforme artigo 57, § 2º, da Lei 8.666/93, “toda prorrogação de prazo deverá ser justificada por escrito e previamente autorizada pela autoridade competente”. Essa justificativa de interesse na manutenção dos contratos deve ser composta por três partes : 1. Interesse público na manutenção dos serviços – Demonstrar que a necessidade administrativa permanece e que os serviços contratados continuam necessários. Se cessar a necessidade ou se ela for atendida por outro meio, não há porque manter o contrato. 2. Satisfação com os serviços prestados – Expor a satisfação com os serviços prestados com a contratada. Se a Administração não está satisfeita com a execução do contrato, melhor será instaurar nova licitação. 3. Vantagem econômica na prorrogação – O preço contratual deve continuar compatível com o praticado no mercado. Se houver a perspectiva de obtenção de preços mais vantajosos em uma nova licitação, esse deve ser o caminho escolhido. Em relação a esse terceiro ponto, a justificativa pode estar fundamentada em vários instrumentos, como a comparação com os preços obtidos em licitações recentes ou contratos semelhantes, da própria USP ou de outros órgãos, pesquisa de preços, comparação com os preços referenciais do CADTERC, etc. O fundamental é demonstrar, por uma análise econômica, que os preços contratuais continuam compatíveis com o mercado e que a manutenção do contrato é vantajosa para a Administração. É importante recordar que os valores divulgados nos estudos do CadTErc são apenas REFERENCIAIS e, se isoladamente são insuficientes para justificar o preço de serviços semelhantes, em razão de características peculiares dos serviços contratados pela Universidade, podem servir de parâmetro e compor uma análise mais profunda da questão.
Como colocar a vigilância no perímetro externo se existe lei que proíbe? Referência a lei 7102/83. É levado em conta que vigilância e controle de acesso são objetos completamente distintos?
Respondido pela CODAGE
A proposta de substituir postos de vigilância por postos de portaria é para os casos em que essa troca é possível. Quando essa substituição não for possível, deve ser apresentada a justificativa e o caso será apreciado pela área técnica competente da Superintendência de Segurança da USP.
É legal, perante a lei, a instalação de catracas de controle de acesso em prédios públicos? É legal, perante a lei, a instalação de cancelas para veículos?
Respondido pela CODAGE
Sim, não há impedimento legal para a instalação de catracas e de cancelas de controle de acesso a prédios públicos. Assim, o acesso é franqueado após a devida identificação do pretendente ao acesso, de modo a ficar registrada a sua presença.
Há como prever, em contrato, sanção/multa no caso de grande rotatividade de funcionários da empresa contratada?
Respondido pela PG
Entendemos não ser possível penalizar a empresa pela rotatividade do quadro de trabalhadores alocados na execução do contrato. Cabe à contratada, na qualidade de empregadora, gerir seu quadro de pessoal. No entanto, os contratos de serviços terceirizados normalmente exigem a apresentação, com antecedência, da documentação de todos os trabalhadores envolvidos na prestação de serviços, bem como a comprovação de quitação de obrigações trabalhistas, o que inclui as verbas rescisórias, permitindo ampla fiscalização pela Universidade e a penalização da contratada, quando verificado o descumprimento das obrigações e responsabilidades previstas no contrato.
Durante o período de recesso, qual será o procedimento adotado em relação ao serviço de limpeza predial e limpeza hospitalar nas unidades, uma vez que não haverá expediente? Os terceirizados devem trabalhar durante esse período? A empresa pode descontar os dias não trabalhados dos seus funcionários, uma vez que o impedimento de trabalhar foi da Universidade?
Respondido pela CODAGE
Usualmente, os contratos de limpeza predial preveem que os dias de “pontes” no calendário de atividades da USP, entre feriados e finais de semana, são considerados dias normais de serviço para a Contratada.
Desta forma, entende-se que os dias de recesso são dias normais de prestação de serviço terceirizados, não havendo previsão contratual para dispensa, cabendo às Unidades/Órgãos informar à contratada e ao órgão central gestor do Contrato, as necessidades de adequações que deverão ocorrer por intermédio de aditivo de supressão contratual.
Em relação aos descontos sobre os dias trabalhados dos funcionários terceirizados, convém lembrar que estes funcionários compõem o quadro da empresa terceirizada, a qual poderá dispor de seus recursos humanos da forma que lhe convier, inclusive alocando-os em outras Unidades da Universidade ou, mesmo, em outros clientes. Eventuais descontos por faltas desses funcionários deverão ocorrer nos termos da Convenção Coletiva de Trabalho da categoria profissional, que no caso dos contratos de limpeza predial é o SIEMACO.
O CADTERC poderia apenas nortear nossas contratações, sendo customizado para as necessidades da Universidade?
Respondido pela PG
De acordo com o que consta da página de apresentação (www.cadterc.sp.gov.br) o CADTERC “objetiva divulgar as diretrizes para contratações de fornecedores de serviços terceirizados pelos órgãos da Administração Pública Estadual, com padronização de especificações técnicas e valores limites (preços referenciais) dos serviços mais comuns e que representam os maiores gastos do estado”.
A padronização das contratações e a definição de preços referenciais facilitam a preparação da licitação e o controle dos contratos resultantes. Contudo, havendo necessidades específicas, devidamente justificadas, é possível introduzir ajustes/alterações no padrão fornecido pelo CADTERC.
Na verdade isso já é feito pela Universidade em alguns casos. Por exemplo, os serviços de vigilância motorizada com veículo 4×4.
Será feita uma ampla divulgação com os números de contratos em vigência e o respectivo Gestor para as Unidades tratarem os problemas de forma mais direta? As Unidades, hoje, assinam a Autorização de Pagamento como Gestor. É necessária a mudança da nomenclatura do formulário?
Respondido pela CODAGE
A ampla divulgação dos dados de contratos e seus gestores, poderá ser implementada no momento em que houver atualização do sistema de contratos.
Com relação à nomenclatura de Gestor existente hoje no formulário de Autorização de Pagamento, na medida em que ocorrerem a substituição dos contratos e a formalização, pelas Unidades/Órgãos, das indicações de Fiscais Técnicos Administrativos (FTA) e Fiscais Técnicos Operacionais (FTO), será providenciada a padronização das nomenclaturas nos documentos. Convém lembrar que essa nomenclatura não implica em prejuízo dos procedimentos fiscalizatórios e que o próprio Fiscal poderá eventualmente alterar esse dado e também o nome do responsável pela assinatura do formulário.
A maior parte das atividades do gestor e do FTA é feita no serviço de contabilidade, há algum problema nisso?
Respondido pela CODAGE
Não. Entendemos que os procedimentos administrativos dos gestores e dos FTAs podem ser realizados por qualquer funcionário administrativo da carreira de servidores técnicos administrativos da USP.
Considerando a existência da Seção de Gestão de Contratos na CODAGE, não seria o caso deste modelo ser replicado nas unidades/órgãos? Caso não seja possível, seria esta uma incumbência do Financeiro/contabilidade? Considerando as principais atividades (Gestor/FTA/FTO), não seria o caso da criação de novos PCF’s com estas funções?
Respondido pela CODAGE
A criação da GESCONT, pela Administração Central, foi implementada em razão da necessidade de se unificar as condutas de gestão, diante do modelo de contratos terceirizados com mão-de-obra permanente, para prestação de serviços às diversas Unidades/Órgãos. Além das funções de fiscalização do cumprimento das obrigações contratuais por parte da Contratante e da Contratada, compete ainda à GESCONT orientar os gestores dos diversos campis, compartilhar informações, auxiliar na capacitação e treinamento das equipes de fiscalização e participar da atualização do sistema informatizado de gestão.
Assim, dentro do princípio de autonomia universitária, entende-se que compete ao Órgão diretivo de cada Unidade avaliar a viabilidade de propor a criação de uma Seção de Contratos nos Departamentos Administrativos e/ou Financeiros, de acordo com as suas necessidades/possibilidades e/ou definir qual área(s) (Departamento/Serviço/Seção) ou funcionário(s) realizará(ão) o trabalho fiscalizatório.
Quanto à criação de novos PCF’s, entende-se não ser necessário, haja vista que as atividades de fiscalização, de maneira geral, já estão previstas nas funções dos servidores Técnicos-Administrativos.
Como acessar o sistema de cadastro para colocar os funcionários terceirizados?
Respondido pela CODAGE
Na internet, página uspdigital.usp.br/contratos. Caso ainda não tenha acesso, basta solicitar à GESCONT, pelo email: stgc@usp.br
Foi citado o sistema (USP) dos Contratos Terceirizados, como ferramenta de Gestão.No caso, quando a unidade dispõe de um sistema próprio para registro e controle de todas as atividades relacionadas ao contrato, e com isso consegue gerir adequadamente e prover informações de qualquer natureza para todos os eventuais interessados (Dirigente, Gestor, Fiscal, PG, etc.), pode facultar a utilização do Sistema de Contratos USP, já que este é mais simples.
Respondido pela CODAGE
O registro dos funcionários das empresas terceirizadas no Sistema Corporativo de Contratos da USP Digital deve ser feito e atualizado independentemente da Unidade/Órgão ter seu próprio sistema de gestão.
Não há problema dos órgãos da USP utilizarem, paralelamente, sistemas próprios ou adquiridos no mercado. Porém é mandatório que mantenha atualizado o sistema corporativo de gestão de contratos da USP.
Pretende-se que, futuramente, o Sistema Corporativo de Contratos seja contemplado com novas funcionalidades, conforme forem sendo liberadas pela área técnica da Superintendência de Tecnologia da Informação, os quais possibilitarão, inclusive, uma visão geral dos contratos em toda a Universidade.
Como deve ser feita a formalização da designação de gestor e fiscais no âmbito dos contratos regionalizados por campus, envolvendo várias unidades? E quanto às incumbências dos diferentes fiscais: gestor, FTA e FTO, nos contratos regionalizados por Campus, o que caberia à equipe de fiscais na Prefeitura e à equipe composta nas Unidades, digo, como seria essa relação?
Respondido pela CODAGE
A formalização do Gestor pode ser feita no próprio contrato ou em termo de designação assinado pelo ordenador da despesa (quem assina o contrato/termos aditivos). Já a formalização dos Fiscais Técnicos Administrativos (FTA) e dos Fiscais Técnicos Operacionais (FTO) deve ser providenciada em termos de designação assinados pelo Diretor da Unidade/Órgão. Oportunamente, serão disponibilizados pela GESCONT os modelos dos termos de designação no Sistema Corporativo de Contratos (aba ‘Arquivos de Apoio’).
Conforme apresentado no evento, cujos slides foram disponibilizados no site do GEFIM, as principais atividades realizadas pelos Gestores e pelos Fiscais das Unidades/Órgãos foram elencadas para conhecimento e implementação. A relação entre esses atores deverá ser de parceria, sendo que os Fiscais subsidiam o Gestor com as informações necessárias para efetivo cumprimento das obrigações contratuais.
Sobre a responsabilidade administrativa, civil e penal dos gestores e fiscais, como o funcionário pode ter tanta responsabilidades se ele não teve o devido treinamento sobre o serviço?
Respondido pela CODAGE
O servidor público está sujeito à responsabilidade administrativa, civil e penal decorrente do exercício do cargo, emprego ou função pública. Isso não ocorre apenas para as atividades de fiscalização de contratos, mas também em todos os serviços executados. A falta de treinamento ou o não conhecimento de todas as atividades que devem ser realizadas na fiscalização dos contratos não elidem a existência da responsabilidade pelo dano causado ao erário ou às pessoas, mas podem justificar a não aplicação de punição, no caso de vir a ser aberto um processo administrativo para apuração do fato, onde sempre haverá a ampla defesa.
O objetivo de apresentar no evento do GEFIM as responsabilidades na fiscalização dos contratos não foi o de atemorizar o servidor, mas sim conscientizá-lo e trazer-lhe os conhecimentos mais relevantes que envolvem a execução desses serviços. No próprio evento foi tratada a necessidade de realização de capacitação, os quais ocorrerão em parceria com a Escola USP.
Gostaria de saber se há a possibilidade de que as planilhas de medição, que hoje são enviadas por e-mail, sejam disponibilizadas, também, no sistema “CONTRATOS”, o que possibilitaria que o download da última versão pudesse ser realizado diretamente no sistema, o que ajudaria a evitar problemas de eventual não recebimento do e-mail por erro/ problema, férias do FTA, entre outros.
Respondido pela CODAGE
Sim, pode ser estudada a adoção desse método para facilitar o acesso dos usuários.
Participamos do Contrato Evik de Vigilância 79/2011 e temos interesse na configuração de portarias ou controladores de acesso. Quando será possível rever? Haverá algum óbice caso exista Porteiros ou Recepcionistas no quadro fixo da unidade?
Respondido pela CODAGE
No primeiro trimestre de 2016 será apresentada a oportunidade de migração para todos os contratos de vigilância vigentes.
Recomenda-se que a partir do momento em que a Unidade/Órgão optar pela terceirização, os servidores do quadro fixo deverão ser realocados e não deverão compartilhar as atividades com os funcionários terceirizados.
A redução ou acréscimo dos contratos acima do que é permitido por lei se aplica apenas aos terceirizados ou pode ser aplicado aos contratos de permissão de uso?
Respondido pela PG
Os limites de acréscimo e supressão estão fixados no artigo 65, §§ 1º e 2º, da Lei nº 8.666/93, quais sejam:
25% – para compras, serviços (inclusive contínuos) e obras;
50% – para reformas.
Somente nas supressões resultantes de acordo entre as partes esses limites podem ser excedidos (art. 65, §2º, inciso II).
No caso de rescisão de contrato por inexecução, podemos reter os pagamentos pendentes para cobrir a garantia das multas?
Respondido pela PG
O artigo 80, inciso IV, da Lei de Licitações autoriza a “retenção dos créditos decorrentes do contrato até o limite dos prejuízos causados à Administração”, o que inclui eventuais multas aplicadas à contratada.
Portanto, em caso de inexecução e desde que observado o procedimento de rescisão e penalização, é possível reter eventuais pagamentos devidos à contratada para fins de ressarcimento dos danos causados e quitação de multas aplicadas.
Quanto tempo podemos dar a contratada para apresentar sua defesa?
Respondido pela PG
O prazo para defesa prévia varia em função das penalidades previstas:
- 5 (cinco) dias úteis, conforme artigo 87, § 2º, da Lei de Licitações e artigo 8º, parágrafo único, da Portaria GR nº 3.191/99, para aplicação de sanções indicadas no artigo 87, incisos I, II e III ( advertência, multas e suspenções/impedimentos);
- 10 (dez) dias úteis, para declaração de inidoneidade para licitar e contratar com a Administração Pública, conforme artigo 87, inciso IV, e § 3º, da Lei de Licitações.
Existe legalidade nas cobranças efetuadas pelo Sintusp com relação aos funcionários terceirizados? No caso dos funcionários dos contratos de vigilância e limpeza, já não existe sindicato próprio? Caso não exista legalidade, como lidar com suas intervenções?
Respondido pela PG
Em caso de dúvida suscitada pelo trabalhador terceirizado, este deverá procurar o sindicato representante da categoria ou advogado próprio. A princípio, não compete que a Universidade se interfira nas relações que o trabalhador terceirizado venha a manter com associações e outras entidades.
a) Existem instituições cujas funções para o exercício da fiscalização são específicas, onde se contrata um funcionário exclusivamente para assumir tal responsabilidade, como por exemplo, o fiscal do trabalho, o fiscal da receita etc. No nosso caso falamos em fiscal de contrato. A dúvida é, qual o termo técnico correto que devemos utilizar no âmbito da Universidade para a “atribuição” de fiscalização de contrato? Trata-se disso mesmo, de uma atribuição / tarefa / papel / responsabilidade adicional às responsabilidades inerentes a função do funcionário? b) Esta “atribuição” é compatível com quais funções considerando o Plano de Classificação de Funções (PCF)? Seria cabível, por exemplo, assumir tal atribuição um bibliotecário, um auxiliar de serviços gerais, um especialista em pesquisa ou então um motorista? Existe alguma restrição quanto a um funcionário assumir o papel de fiscal considerando a sua função? c) Existe normativa interna específica que trata deste assunto, sobre a atribuição do papel de fiscal a um funcionário, quem deve atribuir e quem pode / deve assumir? Penso que tal normativa ajudaria em muito na orientação de como as unidades / órgãos devem proceder.
Respondido pela CODAGE
Em todas as instituições públicas, seja de esfera federal, estadual ou municipal, em que houver um contrato de prestação de serviços terceirizados, deverá ser nomeado um representante para atuar como fiscal do contrato, conforme o artigo 67 da Lei Federal nº 8666/93. A norma não especifica qual a função que deva ter esse representante; portanto, entende-se que todo servidor público possui capacidade para exercer a fiscalização, de acordo com a necessidade, possibilidade e conveniência. O termo normalmente utilizado na administração em geral é gestor e fiscal. Na USP optou-se por utilizar os termos Gestor, Fiscal Técnico Administrativo e Fiscal Técnico Operacional, em razão das diversas providências necessárias para o fiel cumprimento do contrato, realizadas por cada um deles, que se complementam. Dependendo dos serviços executados pelo Gestor/Fiscal em sua função original, se ele atua em diversas atividades ou se ele é designado apenas para as atividades de fiscalização, pode ser ou não uma responsabilidade adicional. Certo é que todas as funções da carreira de servidores técnicos/administrativos da USP, previstas nos PCFs, contém na relação de atividades a função adicional de “executar outras tarefas correlatas, conforme necessidade ou a critério do superior”.
Assim, entendemos ser possível que um bibliotecário, um auxiliar de serviços gerais, um especialista em pesquisa ou então um motorista, possam ser nomeados representantes da administração, com a finalidade de fiscalizar a execução e o contrato que atenda ao seu serviço ou à sua Unidade/Órgão, visto que todos são servidores públicos. Por exemplo, a fiscalização operacional da prestação de serviço de vigilância ou de limpeza em uma garagem, onde só trabalhem motoristas, poderia ser realizada por um deles. Esse mesmo serviço realizado em uma biblioteca, cujos servidores públicos sejam apenas bibliotecários, também poderia ser atestado por esse profissional. As atividades de fiscalização, de maneira geral, já estão previstas nas funções dos servidores Técnicos-Administrativos; no entanto, cabe ao dirigente, diante das competências técnicas, administrativas e operacionais de seu staff, definir quem será o seu representante.
Não há normativa interna específica para gestão de contratos, pois as normas gerais já definem os papéis. Quem designa o Gestor do contrato é ordenador de despesa, ou seja, quem assina os contratos, visto que a designação pode ser efetuada no próprio termo contratual. Analogamente, quem designa os Fiscais Técnicos Administrativos e Fiscais Técnicos Operacionais das Unidades/Órgãos são os seus dirigentes, que é o superior hierárquico destes, podendo atribuir-lhes tarefas e funções conforme o PCF.