ImprimirManual de Eliminação
A eliminação indiscriminada de documentos públicos é crime. Para que a eliminação de documentos produzidos ou recebidos pela USP tenha respaldo legal é necessária a avaliação dos documentos obedecendo-se as Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP e posteriormente, seguir os procedimentos determinados pela Deliberação CADA nº 01/2017 descrita abaixo:
Artigo 1º – As Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP devem ser aplicadas a todos os documentos produzidos a partir de 1º de janeiro de 1955.
Artigo 2º – Os documentos produzidos até 31 de dezembro de 1954 são de guarda permanente.
Parágrafo único – Os documentos de guarda permanente devem ser preservados.
Artigo 3º – A eliminação de cópias e duplicatas de documentos poderá ser realizada antes dos prazos determinados pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP, dispensados os procedimentos estabelecidos no artigo 5º desta Deliberação, mas respeitada a obrigatoriedade de fragmentação.
Artigo 4º – A eliminação de documentos, quando determinada pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP, deverá ocorrer nas próprias Unidades/Órgãos.
Artigo 5º – A eliminação dos documentos é de iniciativa das Unidades/órgãos e deve obedecer as seguintes etapas:
– elaboração de lista de documentos a eliminar, com o respectivo código de classificação (“assunto”) do PROTEOS;
– encaminhamento da lista referida no inciso I ao Arquivo Geral, para análise;
– após o aval do Arquivo Geral e da ciência do representante designado da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da USP (CADA), a Unidade/órgão se encarrega das formalidades de eliminação, que inclui a elaboração do edital de eliminação dos documentos, para fins de publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo; e
– após a fragmentação dos documentos pelas Unidades/órgãos, o termo de eliminação deve ser lavrado pelo representante designado da CADA.
Artigo 6º – Fica revogada a Deliberação CADA nº 01/2016.
Deliberação CADA nº 01/2017
Página do D.O.E
Ofício CODAGE Circular 052/2016
Ofício CODAGE Circular 028/2007