Conforme disposto no Ofício Circular CODAGE 25/2016, os boletins de frequência dos servidores da Universidade podem ser eliminados após 7 anos de sua data de produção.Diante das dúvidas havidas quanto à acumulação destes documentos, recomendamos que as unidades/órgãos optem por organizar seus boletins de frequência em um único processo ou pasta no qual serão juntados os boletins de frequência de todos seus servidores no período de um mês ou ano.

Este modo de acumulação tem por intuito facilitar o procedimento de eliminação de documentos, inserindo-se, portanto, na política de Gestão Documental da Universidade, ou seja, em ações de racionalização das rotinas associadas à produção, trâmite, eliminação ou guarda de documentos.

Para mais esclarecimentos contatar a equipe do Arquivo Geral da USP pelo e-mail arquivogeral@usp.br.

Procedimentos para acumulação e/ou eliminação de Boletins de Frequência conforme Ofício Circular CODAGE 25/2016

Orientação para acumulação dos boletins de frequência

Com vistas a facilitar o procedimento de eliminação de documentos, recomendamos que as unidades/órgãos optem por organizar seus boletins de frequência em um único processo ou pasta no qual serão juntados os boletins de frequência de todos seus servidores (em ordem alfabética) naquele período (mês ou ano). O referido processo ou pasta poderá ser mensal (caso a unidade possua grande número de funcionários) ou anual (caso possua pequeno número de funcionários).

Em caso de quantidade de funcionários que o justifique, também poderão ser abertos processos mensais nos quais se estabeleça divisão em grupos de funcionários (por exemplo, um processo para nomes iniciados pelas letras A a L, outro para M a R e outro para S a Z).

Obs.: As mesmas orientações valem para os espelhos impressos a partir do Sistema IFponto.

Orientação para eliminação

Conforme o disposto no Ofício Circular CODAGE 25/2016, os boletins de frequência devem ser guardados no setor de produção/acumulação por 7 anos, deste modo, podem ser eliminados os boletins de frequência dos anos de 1955 (já que toda a documentação produzida até 1954 é destinada à guarda permanente) a 2010 (tendo por parâmetro o ano de 2018).

Na cultura USP existem ao menos 3 modos de acumulação desses documentos:

1. Criação de processo ou pasta mensal ou anual em que são juntados todos os boletins de frequência de todos os servidores da unidade/órgão. No final do ano o processo (e seus volumes, se houver) é encerrado para abertura de um novo no ano seguinte;

2. Criação de um processo de controle de frequência para cada servidor, no qual são juntados todos os seus boletins ao longo de sua vida funcional;

3. Juntada dos boletins de frequência ao processo de contagem de tempo de cada servidor.

Para os processos feitos de acordo com o caso 1, a unidade ou órgão poderá proceder à eliminação sem maiores problemas.

Salientamos que todo procedimento de eliminação deve ser feito de acordo com a Deliberação CADA nº 01/2017.

Para as unidades/órgãos que acumulam seus boletins de frequência conforme casos 2 ou 3, indicamos que a partir de 2018 passem a organizá-los como o disposto no caso 1 e não mais juntem documentos aos processos existentes.

Deste modo, para os processos até 2017 organizados conforme o caso 2 a eliminação (desde que não mais juntadas frequências) poderá ser realizada a partir de 31 de janeiro de 2025* ; caso estejam organizados de acordo com o caso 3, terão de aguardar, após o desligamento do servidor, o prazo de 60 anos para eliminação dos processos de contagem de tempo.

Salientamos que para fins de preservação da memória institucional, antes de proceder à eliminação dos referidos boletins, cada unidade/órgão deve guardar ou remeter ao Arquivo Geral da USP um (1) exemplar de cada alteração havida nestes documentos (formulário diferente, técnicas diferentes etc.).

Os comprovantes de ausência temporária (aquelas ocorridas durante o horário de expediente e que não excedem o período de um dia) devem ser eliminados juntamente com os boletins, ou seja, transcorridos 7 anos de sua produção.

Atestados médicos, Comunicados de Acidente de Trabalho (CAT), cópias de certidão de casamento, nascimento ou óbito devem ser juntados aos processos de contagem de tempo.

Obs.: As mesmas orientações valem para os espelhos impressos a partir do Sistema IFponto.

*Lembramos que a efetiva eliminação de documentos se dá a partir de janeiro do ano seguinte ao cumprimento do prazo. Tendo em vista que nossos boletins abarcam do dia 21 de um mês ao dia 20 do mês seguinte, neste caso a eliminação somente se dará a partir do último dia do mês de janeiro.