Histórico

O SAUSP ( Sistema de Arquivos da USP) e o Arquivo Geral possuem seus históricos interdependentes.

Para entender um pouco mais sobre a trajetória do Arquivo Geral é preciso fazer referência ao Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo, criado anteriormente ao Arquivo Geral, em novembro de 1997. A concepção, na época, era da gestão de documentos de forma descentralizada, ou seja, cada unidade/órgão da universidade cuidaria de seu acervo.

O Sistema de Arquivos da USP é composto pelos órgãos setoriais (nos órgãos e unidades da USP) e pelo órgão central (Arquivo Geral).

Após um diagnóstico em todos os arquivos da USP, em 2003, foi proposta a criação de local como modelo para a instituição, no tocante à  guarda de documentos e elaboração de diretrizes para o SAUSP.

Assim surge o Arquivo Geral, em 2005, como órgão de estrutura, que executa ações voltadas para os documentos permanentes sob sua custódia, além de sediar e promover atividades do SAUSP e emanar diretrizes sobre gestão de documentos da Universidade. Os órgãos setoriais são os multiplicadores das ações nas unidades/órgãos, difundindo o conhecimento e aplicação as ações e normativas geradas pelo  Arquivo Geral .

Segue uma breve cronologia do SAUSP e Arquivo Geral:

2022

Publicação do manual de gestão documental: A USP e seus documentos: produção, gestão, acesso, conservação, eliminação e responsabilidade envolvida

2021

Publicação da versão atualizada dos Instrumentos de Gestão Documental: Plano de Classificação de Atividades (PCA) e Tabela de Temporalidade de Documentos da USP (TTD).

Veiculação de vídeo institucional sobre os novos Instrumentos de Gestão Documental.

Vinculação do AG ao Departamento de Administração (DA). Junção do AG com a antiga Divisão de Comunicações Administrativas (DACA), englobando as áreas de Protocolo, Expediente e Arquivo dessa Divisão.

2020

Produção e veiculação de vídeo institucional: “Arquivos em tempos de pandemia”, em parceria com a Redarq-SP.

Produção e difusão de protocolos relativos ao contexto de pandemia da COVID-19: “Alerta do AG sobre o manuseio de documentos durante a pandemia do novo coronavírus” e “Procedimentos e Recomendações do Arquivo Geral da USP para reabertura segura dos Serviços de Arquivo, Protocolo e Expediente da Universidade”.

2019

Realização do seminário Transparência e Memória, pela Redarq-SP.

Recolhimento de documentos provenientes da FM ao AG.

2018

Realização do seminário “Dia Internacional dos Arquivos Gestão dos Arquivos e os desafios da Governança Estratégica”, pela Redarq-SP.

Realização do Redarq-Debate: “A Lei Federal nº. 13.709/2018 (Lei geral de proteção de dados) e seu impacto nas atividades dos arquivos”.

Início da participação do AG na REDE de Conservação Preventiva da USP.

Finalização das atividades da Comissão da Verdade da USP.

Recolhimento de documentos provenientes da SEF ao AG.

2017

Primeiro Recolhimento (oficial) de documentos ao AG – conjunto documental proveniente da OSUSP.

Realização do seminário “Arquivos, cidadania e interculturalismo”, pela Redarq-SP.

Mudança no leiaute do Boletim SAUSP.doc. Início da divulgação das eliminações e recolhimentos havidos no bimestre.

Início da participação do AG no roteiro cultural do Giro Cultural USP.

Início do Treinamento de Pequenos Reparos (módulo II do treinamento de Introdução à Conservação de Documentos).

Conclusão do processo de atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos e do Plano de Classificação de Atividades da USP. Submissão aos órgãos competentes internos e externos à Universidade (julho).

Comemoração dos 20 anos de existência do SAUSP.

2016

Realização da conferência “A história da Universidade de São Paulo e a contratação de seus primeiros docentes: contextualizando documentos”, em parceria com o Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), conferência motivada pela descoberta de conjunto documental importante para a história da Universidade no APESP.

Realização do encontro “Arquivos em foco: apresentação de boas práticas”, em parceria com a FE-USP.

Disponibilização, no site do AG, do Termo de Compromisso/Identificação do Pesquisador e Autorização para Fotografar, documentos que auxiliam o atendimento à pesquisa.

Realização de encontros (reuniões) com as Comissões Setoriais SAUSP.

Início da Rede de Arquivos de São Paulo – Redarq-SP, com a participação do AG.

2015

Início da Área de Pesquisa.

Início do Treinamento de Introdução à Conservação de Documentos.

Início do Ciclo de Palestras no AG, em parceria com a Associação de Arquivistas de São Paulo (Arq-SP).

Início do novo site do AG.

Realização do “I Encontro de Gestão Documental da USP – a gestão compartilhada dos documentos”, em parceria com a Comissão Setorial SAUSP/FAU.

Cessão de espaço do AG para desenvolvimento das atividades da Comissão da Verdade da USP (instituída desde 2013).

2014

Entrega da 2ª parte do prédio do Arquivo Geral.

Regulamentação via Circular CODAGE do “Manual de Recolhimento de Documentos ao Arquivo Geral da USP”.

2013

Execução do projeto Memória Docente.

Criação da CADA (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso).

Realização do 3º Seminário sobre Documentos em Meio Digital.

2012

Aprovação do Organograma do Arquivo Geral.

Realização do 3º GEPEA (Encontro para funcionários de Protocolo, Expediente e Arquivo).

2011

Início da construção da 2ª parte do prédio do Arquivo Geral.

Início da Área de Conservação de Documentos.

Realização do 2º Seminário sobre Documentos em Meio Digital.

2010

Realização do 2º GEPEA (Encontro para funcionários de Protocolo, Expediente e Arquivo).

Início da Área de Organização Documental.

2009

Realização do 1º Seminário sobre Documentos em Meio Digital.

2008

Alteração da portaria de institucionalização do SAUSP.

Designação do Conselho Diretivo.

Publicação da 1ª versão do Manual de Gestão Documental.

Realização do 1º GEPEA (Encontro para funcionários de Protocolo, Expediente e Arquivo).

2007

Mudança para o Arquivo Geral- 1ª Parte do prédio (abril).

2006

Entrega da 1ª parte do prédio do Arquivo Geral (março).

2005

Criação do Arquivo Geral no organograma da Universidade.

Início da construção da 1ª parte do prédio do Arquivo Geral.

Publicação do Manual de Conservação: papel e filme – resultado do diagnóstico iniciado em 2003.

2004

Instalação do Conselho Técnico.

2003

Início do diagnóstico da condição dos acervos da Universidade.

1998

1ª aplicação da Tabela de Temporalidade da USP.

1997
Institucionalização do SAUSP. Publicação dos Instrumentos de Gestão (Plano de Classificação de Atividade – PCA, Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD e Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais).

1996

Constituição de Comissão Técnica para elaborar os instrumentos de gestão do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP).

1995

Instalação de um Grupo Executivo incumbido de elaborar um projeto que compatibilizasse as práticas administrativas da USP e os procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos delas resultantes.