Passo-a-passo para a correta eliminação de documentos
- Elaboração da Lista de Eliminação de Documentos
- Preencher o formulário 1;
- Assinatura do Diretor da Unidade/Órgão;
- Abrir processo:
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- Interessado: Unidade/Órgão
- Doc Base: setor/ n°lista e ano da lista/ unidade
- Atividade: F2.04 Eliminação de documentos e acervos
- Documento: F2.04.01 Processo de eliminação de documentos de arquivo
- Detalhamento: Documentos Avulsos e Processos
- Enviar o processo ao Arquivo Geral da USP para análise e aprovação.
- Elaboração do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos
- Após o aval do Arquivo Geral da USP, preencher o formulário 2;
- Encaminhar o Edital do formulário 2 para publicação do D.O.E;
- Instruir o processo com o Edital e cópia da publicação;
- Aguardar 30 dias após a publicação no D.O.E.
- Elaboração do Termo de Eliminação de Documentos
- Não havendo manifestação em contrário, os documentos poderão ser eliminados através de fragmentação manual ou mecânica do papel, devendo ser posteriormente encaminhados para reciclagem. A eliminação nunca deve ser feita por meio da incineração;
- Preencher o formulário 3;
- Assinatura do Diretor da Unidade/Órgão;
- Instruir o processo com o “Termo de Eliminação de Documentos”;
- Envio do processo ao Arquivo Geral da USP para ciência, no retorno, arquive-se.