Recomendação sobre a digitalização de documentos no âmbito da Universidade de São Paulo

Reconhecendo que as Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) são cada vez mais utilizadas em diversos aspectos das administrações pública e privada, bem como para garantir que o uso desses recursos se faça sem prejuízo para a garantia de direitos e obrigações tanto da esfera pública quanto dos cidadãos, e devidamente amparado no Decreto Federal Nº 10.278, de 18 de março de 2020 e na Portaria UAPESP/SAESP Nº 5, de 5 de agosto de 2021, o Arquivo Geral, órgão central do Sistema de Arquivos da USP (SAUSP), faz a seguinte

RECOMENDAÇÃO

A digitalização de documentos para fins de instrução de processos digitais deve respeitar ao disposto na legislação vigente, bem como nas diretrizes e orientações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Tais normativas tem como objetivo garantir que os representantes digitais – cópias, em meio digital, de originais impressos em papel – produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

As normas e orientações citadas acima deixam claro que os procedimentos de digitalização devem cumprir uma série de requisitos técnicos voltados à autenticidade e à preservação, sem os quais os documentos digitais carecerão de valor jurídico. Vale destacar, ainda, que a digitalização não exime os agentes públicos e instituições quanto ao cumprimento dos prazos de guarda (em arquivo corrente e intermediário) e à destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente) segundo os Instrumentos de Gestão da USP. As obrigações quanto aos prazos e à destinação aplicam-se igualmente para os originais em papel, para os digitalizados ou para os nato digitais, ou seja, documentos produzidos nos sistemas corporativos.

Diante do exposto, recomendamos que os processos iniciados em papel sejam finalizados em papel. Havendo, contudo, a necessidade de abertura de novo volume, esse poderá ser aberto no sistema como um novo processo vinculado ao processo inicial, desde que sejam feitos os respectivos despachos (tanto no volume físico quanto no novo volume digital), e que os processos sejam mantidos – pelos prazos previstos na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) – em seus suportes originais (físico ou digital).

Por fim, mesmo que os originais tenham sido digitalizados em conformidade com as normativas supracitadas, alertamos que: 1. nenhuma normativa vigente autoriza a eliminação de documentos cuja destinação seja a guarda permanente; 2. no caso dos documentos destinados à eliminação, devem ser observados os procedimentos determinados pela Deliberação CADA nº 01/2017.

Em caso de dúvidas ou para mais orientações, favor entrar em contato com o Arquivo Geral pelo e-mail arquivogeral@usp.br.