SAUSP

O Sistema de Arquivos da USP – SAUSP – surgiu da necessidade de compatibilizar as práticas administrativas da USP e os procedimentos adotados na organização e arquivamento de documentos delas resultantes. Daí a formulação, em 1995, de um projeto voltado para a importância dos arquivos como suporte básico para a eficiência das diferentes ações da Universidade.

Na época, foram designados uma Comissão Técnica e um Grupo Executivo, para operacionalizar o projeto, cujos esforços resultaram nos instrumentos básicos de gestão do sistema: Tabelas de Temporalidade de Documentos, Plano de Classificação das Atividades da USP e Glossário de Espécies/Formatos e Tipos Documentais – que levariam o SAUSP à institucionalização, em 1997, pela Portaria GR n. 3083.

Atualmente, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), o Corpo Técnico e as Comissões Setoriais viabilizam as ações do projeto. A filosofia adotada foi, desde o início, a da descentralização. Em outras palavras, o SAUSP não objetivava a concentração física dos documentos num único espaço, mas sua organização e padronização por meio de normas e procedimentos aprovados pela CADA e repassados à Comissão Setorial de cada unidade (Faculdades, Órgãos Centrais de Direção e Serviços, Centros e Institutos Especializados, Hospitais, Prefeituras, Serviço Anexos) mediante treinamento e publicações.

Como nem todas as unidades dispõem de espaços e recursos para manter arquivos permanentes e os serviços que lhes são correlatos, o SAUSP optou pela construção de um edifício que pudesse reunir, em condições adequadas, os documentos originários das unidades que manifestem interesse em delegar tais responsabilidades ao Arquivo Geral da USP.