Deliberação da CADA acerca da preservação da documentação administrativa e histórica da USP

 Deliberação CADA nº 01, de 11-5-2017

Dispõe sobre o procedimento de eliminação de documentos previstos na TTD e sobre a preservação da documentação administrativa e histórica da Universidade de São Paulo, em observância ao Decreto estadual 48.897/04

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Universidade de São Paulo, com fundamento nas alíneas “c” e “g” do inciso I do artigo 2º da Portaria GR 6528/14, aprova a seguinte Deliberação:

Artigo 1º – As Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP devem ser aplicadas a todos os documentos produzidos a partir de 1º de janeiro de 1955.

Artigo 2º – Os documentos produzidos até 31 de dezembro de 1954 são de guarda permanente.

Parágrafo único – Os documentos de guarda permanente devem ser preservados.

Artigo 3º – A eliminação de cópias e duplicatas de documentos poderá ser realizada antes dos prazos determinados pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP, dispensados os procedimentos estabelecidos no artigo 5º desta Deliberação, mas respeitada a obrigatoriedade de fragmentação.

Artigo 4º – A eliminação de documentos, quando determinada pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos da USP, deverá ocorrer nas próprias Unidades/Órgãos.

Artigo 5º – A eliminação dos documentos é de iniciativa das Unidades/órgãos e deve obedecer as seguintes etapas:

– elaboração de lista de documentos a eliminar, com o respectivo código de classificação (“assunto”) do PROTEOS;
– encaminhamento da lista referida no inciso I ao Arquivo Geral, para análise;
– após o aval do Arquivo Geral e da ciência do representante designado da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da USP (CADA), a Unidade/órgão se encarrega das formalidades de eliminação, que inclui a elaboração do edital de eliminação dos documentos, para fins de publicação no Diário Oficial do Estado de São Paulo; e
– após a fragmentação dos documentos pelas Unidades/órgãos, o termo de eliminação deve ser lavrado pelo representante designado da CADA.

Artigo 6º – Fica revogada a Deliberação CADA 01/2016.

Página do D.O.E
Deliberação CADA 01/16
Ofício CODAGE Circular 052/2016
Ofício CODAGE Circular 028/2007