Institucionalização do SAUSP

Reunião SAUSP – 1997

A institucionalização do SAUSP se dá por meio de Portarias GR. A primeira foi a Portaria GR 3083/1997, alterada pela 3091/1997.
A portaria em vigor é a Portaria GR 3989/2008, reproduzida abaixo na íntegra:

PORTARIA GR Nº 3989 , 26 DE MAIO DE 2008. (D.O.E. – 04.06.2008)

Dispõe sobre o Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo, sua estrutura e competências, e altera a Portaria GR nº 3083, de 23.10.97.

A Reitora da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, e considerando a criação do Arquivo Geral da Universidade de São Paulo, como Órgão de estrutura, em julho de 2005, e a decorrente necessidade de adequação da Portaria GR nº 3083/97, baixa a seguinte

PORTARIA:

Artigo 1º – O Sistema de Arquivos da Universidade de São Paulo – SAUSP, instituído pela Portaria GR3083/97, tem por finalidade a administração da produção arquivística da Universidade, desde a geração ou recepção dos documentos por órgãos ou agentes da USP até o seu destino final, com ênfase na preservação, compartilhamento e disseminação das informações geradas pelas relações internas e externas da instituição.

Parágrafo único – Os arquivos da USP são constituídos pelos documentos produzidos, recebidos e acumulados, em qualquer suporte, por órgãos ou agentes de todos os níveis da estrutura organizacional da instituição, em função do cumprimento das finalidades, atribuições e competências previstas no Estatuto, Regimento Geral e Regimentos Orgânicos da Universidade.

SEÇÃO I
DA ORGANIZAÇÃO DO SAUSP

Artigo 2º – O SAUSP compreende:

I – Órgão Central;
II – Órgãos Setoriais;
III – Conselho Diretivo.

Artigo 3º – O Arquivo Geral da Universidade de São Paulo, subordinado à CODAGE, atuará como Órgão Central do SAUSP.

Artigo 4º – As Unidades e demais Órgãos da Universidade, por meio de instâncias administrativas envolvidas com a gestão de documentos, atuarão como Órgãos Setoriais do SAUSP.

Artigo 5º – O Conselho Diretivo, terá a seguinte composição:

I – O Coordenador de Administração Geral, seu Presidente.
II – 4 (quatro) membros designados pelo Reitor.

§ 1° – A designação dos membros a que se refere o inciso II recairá sobre profissionais qualificados para o cumprimento das competências previstas no artigo 8°.
§ 2° – O mandato do Presidente do Conselho Diretivo coincidirá com o do seu cargo.
§ 3° – O Conselho Diretivo poderá designar comissões assessoras para questões específicas.

SEÇÃO II
DAS COMPETÊNCIAS E ATRIBUIÇÕES

Artigo 6º – Compete ao Órgão Central a administração do SAUSP, com as seguintes atribuições:

1) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Conselho Diretivo;
2) elaborar e executar o planejamento do SAUSP;
3) baixar atos no âmbito de sua competência;
4) zelar pela qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
5) manter cadastro dos Órgãos Setoriais do SAUSP;
6) acompanhar e divulgar legislação e normas técnicas referentes à gestão de documentos;
7) subsidiar os sistemas informatizados de registro e controle de documentos;
8) supervisionar os Órgãos Setoriais na aplicação de planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão documental do SAUSP;
9) supervisionar o recolhimento de documentos de valor permanente nos Órgãos Setoriais ou no Arquivo Geral, visando assegurar sua conservação, recuperação e tratamento técnico adequados;
10) submeter ao Conselho Diretivo, para deliberação, propostas relacionadas à temporalidade dos documentos correntes ou daqueles anteriormente acumulados;
11) submeter ao Conselho Diretivo, para deliberação, política de acesso à documentação.

Artigo 7º – Compete aos Órgãos Setoriais a responsabilidade pela gestão documental das respectivas Unidades e Órgãos, com as seguintes atribuições:

1) cumprir e fazer cumprir as normas emanadas do Órgão Central;
2) orientar as Unidades e Órgãos quanto à qualidade da produção, fluxo, avaliação, conservação, processamento técnico, recuperação e acessibilidade dos documentos;
3) elaborar propostas e aplicar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão, aprovados pelo Conselho Diretivo;
4) acompanhar as alterações da estrutura organizacional e do funcionamento das respectivas Unidades e Órgãos, de modo a instruir as ações do SAUSP;
5) manter atualizados seus dados cadastrais junto ao Órgão Central;
6) controlar o recolhimento e prover o tratamento técnico dos documentos de guarda permanente, consoante orientação do Conselho Diretivo;
7) apresentar ao Órgão Central propostas de revisão e aperfeiçoamento do SAUSP.

Artigo 8º – Compete ao Conselho Diretivo o estabelecimento de diretrizes e normas do SAUSP, com as seguintes atribuições:

1) analisar propostas emanadas pelo Órgão Central que dizem respeito a técnicas e métodos de gestão documental a serem adotados;
2) analisar e aprovar planos de classificação, tabelas de temporalidade e outros instrumentos de gestão;
3) decidir sobre o destino e processamento técnico dos documentos acumulados anteriormente à criação do SAUSP;
4) aprovar política de acesso à documentação;
5) decidir sobre matéria que lhe for apresentada pelo Órgão Central ou pelos Órgãos Setoriais.

SEÇÃO III
DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DO SAUSP

Artigo 9º – O SAUSP é regido pelos seguintes instrumentos de gestão:

I – Tabela de Temporalidade dos Documentos da USP;
II – Plano de Classificação das Atividades da USP;
III – Glossário de Espécies e Tipos Documentais da USP.

Parágrafo único – Outros instrumentos de gestão poderão ser criados, de acordo com as necessidades detectadas pelo Conselho Diretivo, pelo Órgão Central ou pelos Órgãos Setoriais.

Artigo 10 – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogadas as disposições em contrário, em especial as da Portaria GR nº 3083/97 (Proc. USP nº 99.1.9075.1.1).

Reitoria da Universidade de São Paulo, 26 de maio de 2008.

SUELY VILELA
Reitora