Instituída em 1996, pela Portaria CODAGE nº 11/96, a Comissão para Reestruturação dos Sistemas de Gestão Administrativa e Financeira (Comissão GEFIM), cuja missão primordial era “rever e otimizar os procedimentos em vigor nas áreas administrativas de orçamento, contabilidade, compras, almoxarifado e afins, com vistas a propor novas rotinas” (Universidade de São Paulo, 1996).
A distribuição geográfica da USP – cujos campi se situam nos municípios de São Paulo, São Carlos, Ribeirão Preto, Piracicaba, Pirassununga e Bauru, além de instalações menores nos municípios de São Sebastião, Itu, Ubatuba, e Cananéia – sempre representou um grande desafio à eficiente gestão dos recursos, dada a dificuldade de planejar em um ambiente sujeito a mudanças constantes, característico das Universidades de padrão internacional.
Além da distribuição geográfica, a organização administrativa, é bastante calcada em uma visão política, na qual a Universidade pode ser comparada a uma federação de unidades de ensino e pesquisa e institutos especializados, cada qual com suas idiossincrasias e necessidades específicas.