A missão da Universidade é composta basicamente pelas atividades de ensino, pesquisa e extensão de serviços à comunidade. Todas essas atividades são fortemente baseadas em recursos humanos, tanto que as folhas de pagamento das universidades geralmente consomem mais de 80% de seus recursos.
A formação de quadros qualificados de docentes e pesquisadores faz parte da cultura da organização e se encontra nas próprias premissas de fundação da USP. O mesmo não ocorre, entretanto, com o quadro de apoio, composto pelas áreas de operação e administração.
Historicamente, esses têm sido vistos como uma atividade de importância secundária, e seu valor estratégico para a organização tem sido desconsiderado.
Essas atividades de apoio e gestão, entretanto, são fundamentais para garantir a manutenção da qualidade nas atividades-fim, ligadas à missão da universidade.
As atividades de operação e gestão de finanças e materiais inserem-se nesse contexto. O fator humano nessas atividades assume, neste contexto, um papel fundamental.
Assim, além do investimento em procedimentos e sistemas eficientes, a eficácia da atividade depende fortemente da componente humana e é justamente esse o diferencial do conceito GEFIM. O estabelecimento do elo de ligação entre as tecnologias e o componente humano, não somente através da qualificação técnica, mas, também e principalmente através da implantação de mudanças culturais e comportamentais.
As atividades desenvolvidas apresentam diversos aspectos inovadores, comparando-as com as que são normalmente desenvolvidas na Universidade.
Dentre as características particulares deste trabalho, podemos citar o fato de reunirem-se um grande número de servidores, sem diferenciação quanto ao nível hierárquico ou formação. Acreditamos que a troca de experiências, nesse modelo, é mais ampla e rica, já que confronta diferentes realidades e pontos de vista. Além disso, na mesma oportunidade, participam funcionários de todas as unidades/Órgãos da USP, e de todos os campi, o que, da mesma forma, contribui para a troca de experiências, já que as realidades podem ser bastante discrepantes. Colocar-se no lugar do outro e auxiliar na solução de um problema, ou buscar alternativas diferentes para uma mesma dificuldade, representa um exercício de flexibilidade e cooperação.
Outro diferencial do trabalho a quebra do esquema de palestras e transmissão sistemática de informações. Na configuração adotada, o servidor não é meramente um espectador, mas percebe-se como agente de transformação, e constrói o conhecimento em conjunto com sua equipe.
Os resultados dos trabalhos realizados ao longo desses últimos anos podem ser avaliados sob diversos aspectos.
1 – A recuperação do valor estratégico dessas áreas para a organização.
Atualmente há, na USP, um maior cuidado nas atividades de planejamento e controle por parte dos órgãos colegiados, que passaram a contar com um apoio mais pró-ativo das áreas operacionais e administrativas. Na cultura do corpo administrativo-operacional, os resultados passaram a ser as medidas balizadoras dos processos, em contraponto ao mero rigor formal.
2 – A facilidade de implementação de mudanças.
Isso se aplica tanto a processos e procedimentos quanto a mudanças organizacionais maiores. A revisão de processos e procedimentos, e as conseqüentes mudanças organizacionais têm sido facilitadas, pois paulatinamente incorporam-se à rotina da administração, uma vez que encontram funcionários preparados para absorvê-las.
3 – Facilidade de comunicação e transparência.
O estabelecimento de novos canais de comunicação e o conhecimento de realidades diversas da sua por cada funcionário, trouxe como benefício uma maior compreensão sistêmica dos processos e da própria organização, facilitando em larga escala o direcionamento de esforços de acordo com as estratégias da USP.
4 – Implantação do Sistema Mercúrio
O Sistema Integrado de Gestão de Finanças e Materiais, (Sistema Mercúrio) foi implantado em 2000. Sua implantação foi antecipada em virtude do sistema anterior ter um grave problema com a questão das datas (Bug do Milênio). A opção de antecipação da implantação integral do sistema somente foi largamente facilitada pela uniformização de conceitos e linguagem propiciada pelos encontros e pelas demais atividades resultantes. A própria qualidade do sistema, sua flexibilidade para absorção de novas regras e sua estabilidade, podem ser creditadas em grande parte ao espírito de equipe formado pela experiência GEFIM.
A experiência GEFIM já está sendo multiplicada em outras áreas funcionais da USP. O Departamento de Recursos Humanos da Reitoria adaptou o conceito para a sua área e criou o Encontro de Gestão de Pessoas (GesPe), que já se encontra em seu segundo ciclo. O mesmo ocorreu na área de informática (GEINFO), administração acadêmica (GIACAD), Secretárias (GESEC), na administração da Graduação (GGRAD), e recentemente na área de Gestão de Protocolo, Expediente e Arquivo (GEPEA).
Para a realização dos trabalhos da Comissão GEFIM, as parcerias têm sido desenvolvidas em diferentes níveis:
– UNICAMP – Tem-se desenvolvido uma importante troca de experiências entre servidores da USP e da UNICAMP, de maneira a facilitar a resolução de problemas, além de viabilizar a busca por novos procedimentos de trabalho que auxiliem na busca por maior qualidade do serviço prestado.
– Instituições Bancárias – O Banco do Brasil, Banco Nossa Caixa, Banco Santander Banespa e o Banco Real têm sido parceiros das iniciativas desenvolvidas pela Comissão GEFIM, patrocinando as atividades, e acompanhando os avanços obtidos pela Universidade.
– Outras empresas particulares – Percebendo a grande repercussão alcançada pelas iniciativas da Comissão GEFIM, na Universidade, organizações como a Faber-Castell, por exemplo, têm demonstrado interesse em participar desse trabalho, fornecendo seus produtos.